Output merupakan produk dari sistem
informasi yang dapat dilihat. Output ini dapat berupa hasil yang dikeluarkan di media keras (kertas dan
lain-lain) dan output yang berupa hasil dikeluarkan ke media lunak (tampilan di
layar).
Wujud :
— Hard Copy : Printer, Kertas, dll.
— Soft copy : Layar komputer, audio
Tujuan Output :
— Merancang Output untuk tujuan tertentu
— Membuat Output
bermanfaat bagi para pengguna
— Mengirim jumlah output yang tepat
— Menyediakan distribusi output yang tepat
— Menyediakan output tepat waktu
— Memilih metode output
yang paling efektif
Tipe Output
Output diklasifikasikan ke dalam bebarapa tipe
yaitu :
- Output intern (internal Output) adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan tetap tinggal di dalam perushaan dan akan disimpan sebagai arsip atau dimusnahkan bila sudah tidak dipergunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporan-laporan-laporan lainnya.
- Output ekstern (external output) adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya. Seperti faktur, check, tanda terima pembayaran dan lain sebagainya.
Teknologi output
Untuk menghasilkan output yang berbeda-beda
diperlukan teknologi yang berbeda pula. Teknologi ouput yang diperlukan sbb :
1. Printer
— Dipilih karena
laporan cetakan masih merupakan jenis output yang paling umum
— Masih banyak
organisasi besar menggunakan printer sebagai teknologi output
2. Layar display
— Teknologi output yang
semakain populer
— Keuntungan yang melebihi printer
— Tidak bising
— Potensial untuk
digunakan oleh para pengguna secara interaktif
— Fleksibelitas
(memungkinkan pengubahan informasi secara real time)
— Memungkinkan pengguna
melihat output yang disimpan dengan mengaksesnya terlebih dulu dan tampilan
item-item dari basis data yang relevan
3. Video, audio dan Animasi
— Video
— Melengkapi output
cetakan yang sifatnya statis
— Kolaborasi jarak jauh
— Menunjukan suatu tindakan
— Menyediakan episode-episode pelatihan singkat
— Mengubah waktu dari suatu peristiwa aktual yang merekamnya untuk
keluaran berikutnya
— Mempertahankan suatu
kejadian penting sebagi tambahan arsip
— Audio
— Baik untuk pengguna individu
— Baik untuk pesan-pesan sementara
— Baik dimana pegawai memerlukan hands free
— Animasi
— Bentuk lain dari output yang bisa digunakan untuk meningkatkan
suatu situs web atau presentasi
— Tersusun atas 4 komponen
— Simbol-simbol elemental
— Orientasi spatial
— Efek transisional
— Efek alterasi
4. CD-R, CD-RW / DVD
— Memiliki kapasitas besar
— Memungkinkan output multimedia
— Perolehan output yang
lebih cepat dibandingkan metode sebelumnya
5. Output Elektronik
— Bentunya : email, fax, halaman web
— Keuntungan :
— Mengurangi kertas
— Bisa diperbaharui dengan mudah
— Bisa dipublikasikan dengan mudah
— Bisa interaktif
Faktor-faktor yang dipertimbangkan saat memilih Teknologi Output
- — Siapa yang akan menggunakan (melihat) output tersebut ?
- — Berapa banyak orang yang membutuhkan output tersebut ?
- — Dimana keluaran tersebut dibutuhkan ?
- — Apa tujuan output tersebut ?
- — Seberapa sering ouput tersebut diakses?
- — Berapa lama output tersebut akan disimpan ?
- — Menurut peraturan khusus apa output tersebut diproduksi, disimpan dan didistribusikan?
- — Berapa biaya awal dan biaya selanjutnya untuk pemeliharaan dan pasokan ?
- — Apa syarat-syarat lingkungan (penyerapan kebisingan, pengendalian temperatur, ruang untuk peralatan, dan pengkabelan) untuk teknologi-teknologi output tersebut ?
Merancang Output
— Pada tahap
perancangan output terdiri dari :
- Desain output secara umum serta, pada tahap ini hanya menentukan kebutuhan output dari sistem, output apa saja yang dibutuhkan oleh sistem
- — Desain output secara terinci menampilkan output berbentuk laporan di media kertas.
Contoh bentuk rancangan output secara umum
Merancang Output Cetakan
Laporan Berbentuk Tabel
1. Notice Report
Merupakan bentuk laporan
yang memerlukan perhatian khusus, yang harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi
jelas, karena dimaksudkan supaya permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak
dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani. Contoh :
2. EQUIPOISED REPORT
Isi
dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan dan biasanya untuk
maksud perencanaan, sehingga dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan
keputusan. Contoh :
3. VARIANCE REPORT
Bentuk
laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan
dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya.
Contoh gambar :
4. COMPARATIVE REPORT
Bentuk
laporan ini adalah untuk membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya.
Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara
nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. Contoh gambar
:
Laporan Berbentuk Grafik
1. Bagan Garis
Bagan Garis(line chart), variasi data
ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva.
Contoh:
2. Bagan Batang
Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar char)
digambarkan dalam bentuk batang-batang vertikal ataupun horisontal.
3. Bagan Pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran
menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.
Pedoman Desain Laporan
— Untuk laporan formal,
sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu :
- — Judul Laporan
- — Tubuh Laporan
- — Catatan Kaki Laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal
- — Untuk laporan-laporan penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor
- — Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
- — Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga mudah dibaca.
- — Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat dituliskan dengan huruf besar, tebal atau garis bawah.
- — Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari penggunaaan font yang sulit dimengerti.
- — Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda “.” Atau “-“. Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan dalam urutan yang terpenting.
- — Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan bila keterangan-keterangan tersebut tidak ada.
- —Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-ketearangan tersebut tidak ada.
- — Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
- — Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.
- — Laporan harus sederhan tetapi jelas
- — Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya.
- — Isi laporan harus akurat
- — Laporan bilamana mungkin harus distandarisasi. Bentuk-bentuk laporanyang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang menggunakannya.
- — Laporan harus berguna
- — Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan.
Merancang Output Layar
— Petunjuk untuk merancang layar :
- — Buatlah layar yang sederhana
- — Buatlah presentasi layar yang tetap konsisten
- — Fasilitasi gerakan pengguna di antara layar-layar
- — Ciptakan suatu layar yang menarik
